Inutile dirlo, l’esperienza del lockdown ha cambiato almeno temporaneamente e per il futuro prossimo l’organizzazione degli eventi, rendendola ancora più macchinosa. Non è la prima volta che un avvenimento di grande portata porta conseguenze, che spesso rimangono permanenti.
Una prima rottura nella normalità è avvenuta dopo l’attentato dell’11 settembre, dopo il quale è cambiata la gestione degli ingressi in aeroporti, concerti e festival, sviluppando misure anti attacco terroristico. Sicuramente, i controlli sono aumentati in seguito agli attacchi terroristici dell’Isis che hanno spaventato l’Europa negli ultimi anni.
Ora, siamo di fronte a un nuovo momento di rottura, causato da questa pandemia mondiale e chissà quando si tornerà come prima, ma soprattutto se si tornerà come prima. Tra le varie conseguenze di questa situazione, viene posto un limite ridotto alle capienze nella gestione degli eventi. Dunque, in risposta alla necessità di contingentamento delle presenze, subentra anche qui, come in molti altri aspetti della nostra vita, il mondo online.
Dopo un periodo di finta normalità, in cui qualcuno ha provato a riorganizzare gli eventi in presenza, la situazione dei contagi si sta nuovamente aggravando e ci troviamo di fronte a una nuova ondata di casi positivi.
A questo punto, cerchiamo di capire come si siano mossi gli organizzatori degli eventi nel periodo di stallo dei mesi scorsi e come potranno muoversi ora. Possiamo individuare tre casistiche:
- Si rimanda l’evento.
- Si svolge l’evento esclusivamente online.
- Si realizza l’evento con una modalità ibrida: in presenza e online.
#1 Rimandare gli eventi o annullarli
Per quanto riguarda questa prima opzione è quella adottata da eventi come concerti e moltissimi eventi fieristici. Almeno quelli di ampio respiro allo stadio, nei palazzetti o in spazi ingestibili, dove è impossibile fare in modo di rispettare le regole di sicurezza. Credo sia stata la principale soluzione di chi a marzo 2020 si è ritrovato spiazzato di fronte al lockdown, ma anche di chi in seguito alle norme anticovid non aveva soluzioni per realizzare il proprio spettacolo. Infatti, sono molti a essere stati costretti a cancellare i propri eventi o nel caso dei concerti sono stati rimandati di un anno, sperando potesse essere sufficiente.
#2 Svolgere gli eventi esclusivamente online
La seconda soluzione è quella che cerca di salvare il salvabile. Investendo sull’online, per un possibile riscontro futuro. A maggio 2020 è stata scelta come soluzione dal Salone del Libro, che ha organizzato dibattiti ed eventi esclusivamente online in un evento definito extra.
Tale scelta è stata anche adottata dal MARKETERs Festival, che si è svolto dal 22 al 24 ottobre 2020 attraverso dibattiti e tavole rotonde online. In questo caso è stata scelta una formula freemium, che potesse offrire la possibilità di seguire gli eventi a tutti anche gratuitamente (permettendo magari anche di far conoscere di più il Festival, per un futuro Festival in presenza) e allo stesso tempo potesse dare dei privilegi (come poter seguire gli eventi in differita) a coloro che avessero acquistato un biglietto a pagamento. Grazie a questa modalità sono state raggiunte 3500 persone rispetto alle 800-1000 persone che partecipavano all’evento in presenza nelle precedenti edizioni.
Convertire gli eventi online richiede un cambio di visione e una prospettiva differente nella riformulazione degli obiettivi, pur mantenendo una forma coerente con quanto era stato pensato in origine per l’evento. Inoltre, è importante poter prevedere eventuali problematiche e avere a disposizione un piano b o una soluzione pronta. Ad esempio, si può pensare di registrare gli interventi prima, onde evitare di far muovere gli ospiti tutti insieme.
#3 Eventi ibridi in presenza e online
L’ultima soluzione è quella di ripensare agli eventi, contingentandoli, ma dando anche la possibilità di seguirli online. Tale opzione è impensabile al momento con la delibera del decreto del 24 ottobre e del 3 novembre, soprattutto per quanto riguarda la parte in presenza. Quindi, tutti gli eventi pensati in tal senso dovranno avere la capacità di riadattarsi.
Un esempio è quello fornito dal “Festival dell’Innovazione e della Scienza”, organizzato dalla Città di Settimo Torinese in collaborazione con la Fondazione ECM e arrivato all’ottava edizione, svoltasi dal 10 al 17 ottobre 2020. Questo evento si è sempre caratterizzato per il grande coinvolgimento delle scuole nei diversi laboratori proposti dal Festival e da una serie di eventi e dibattiti serali con diversi personaggi (comici, cantanti, scrittori), ma soprattutto anche con ricercatori scientifici e esperti.
Quest’anno impossibilitati nell’ospitare grandi numeri di ospiti e classi, si è scelta questa forma ibrida: da una parte creando le condizioni necessarie per far partecipare un numero ridotto di persone agli eventi in presenza grazie al sistema di prenotazione su Eventbrite; dall’altra parte, offrendo la possibilità di seguire gli eventi in diretta streaming attraverso la web tv (lanciata per l’occasione). Per quanto riguarda le classi, per lo più hanno svolto i laboratori da remoto su un’altra piattaforma, “Linfa”, che si componeva di più aule virtuali a cui ogni classe poteva accedere.
Un problema a cui si è dovuto far fronte durante il Festival è stato quello di dover essere flessibili ai cambiamenti causati dall’avanzamento dei contagi. Infatti, a causa del DPCM del 12 ottobre 2020, sono state vietate le uscite didattiche alle scuole rendendo impossibile quindi alle classi elementari e medie che partecipavano in presenza ai laboratori di prenderne parte. A quel punto, si è deciso di svolgere la restante parte dei laboratori per le classi da remoto, interagendo così come erano stati pensati anche tutti gli altri.
Sicuramente una formula ibrida di questo tipo si adatta maggiormente a eventi con ingresso gratuito come questo. Ad ogni modo, un lato positivo anche in questo caso c’è stato; infatti, l’integrazione online ha permesso di far conoscere un Festival in genere molto improntato sul territorio, che coinvolge molti comuni della provincia di Torino, di estendersi ed arrivare a classi in tutta Italia.
Altre possibilità
Un altro modo ancora di ripensare all’evento è come quanto è stato fatto dal Festival dei Giovani (Festival nato a Gaeta e che doveva avere la sua edizione ad aprile 2020). In risposta all’annullamento dell’edizione programmata, ha scelto di trasformarsi in una “grande piazza virtuale di incontro”, attiva 365 giorni l’anno , come scrivono loro stessi. Ma non solo, hanno scelto di provare a realizzare comunque il festival itinerante che avevano pensato, ovvero “il Festival dei Giovani in tour”; infatti, hanno realizzato una mini-edizione dell’evento a Settimo Torinese, affiancandosi e in collaborazione con il Festival dell’Innovazione e della Scienza. Gli eventi erano trasmessi contemporaneamente anche online.
Un altro esempio è la manifestazione Lucca Comics & Games. Il Festival ha avuto sempre una forte appartenenza territoriale, in quanto si svolgeva proprio all’interno delle mura della città di Lucca. Quest’anno è stato costretto a cambiare forma e infatti ha cambiato anche il nome in Lucca Changes e si è svolto dal 29 ottobre al 1 novembre.
Grazie alla collaborazione con RAI non solo è stato possibile poter seguire i dibattiti online, ma sarà possibile poterli rivedere su RaiPlay.
Eventi trasmessi online: pro e contro
A questo punto, ci si chiede se si tornerà mai indietro rispetto all’online, che offre la possibilità di allargare il proprio bacino di audience e potrebbe integrare gli eventi in presenza. Ovviamente, l’online ha dei limiti: prima di tutto, per gli eventi a pagamento; in secondo luogo, per i monologhi preparati e riproposti in diversi spettacoli e che ovviamente non possono essere trasmessi.
Come comportarsi in caso di eventi in presenza?
Prima di tutto, si cerca di adottare un sistema di prenotazione, che possa evitare gli assembramenti causati dalle file e allo stesso tempo, possa tener conto della tracciabilità dei contatti.
In secondo luogo, occorre assicurare la presenza di termoscanner e termometri elettronici, per permettere l’accesso solo a persone che non manifestino sintomi febbrili, di gel igienizzante e di segnaletica che ricordi l’obbligo di utilizzo dei dispositivi di sicurezza come le mascherine.
Cosa comporta tutto questo?
Sicuramente la possibilità di prenotare gli eventi, permette alle persone di arrivare con più tranquillità e di evitare le code. Da parte degli organizzatori è necessario che dispongano di protocolli più rigidi per i flussi delle persone, per far in modo che non si incrocino in alcun modo. Questo a sua volta necessita della presenza di più personale nello staff, che possa effettuare tali controlli.
Sicuramente in questa attuale situazione creatività e flessibilità devono essere caratteristiche che ogni organizzatore di eventi deve fare proprie, perché viviamo in una situazione in continuo sviluppo ed è necessario essere pronti per un cambio di rotta nel caso di limiti e chiusure. Proprio com’è successo ora con l’aggravamento della situazione e la conseguente chiusura e annullamento degli eventi.
Non rimane che attendere giorni migliori per la partecipazione a grandi eventi in presenza, mentre per il momento ci si deve reinventare e programmare come essere presenti anche a distanza.
