Evernote: cos’è e come funziona

In un nostro precedente articolo ti abbiamo suggerito 5 fantastiche app in versione Premium da regalare o farti regalare a Natale ed in particolare avevamo citato Evernote. Se ti ha incuriosito ma non hai ancora deciso se acquistarla o meno, ti consiglio di leggere l’articolo che segue e troverai tutte le informazioni su cos’è e come funziona Evernote.

Evernote è nata nel 2007 come una semplice applicazione per prendere appunti e archiviare note e documenti in mobilità, ma nel corso del tempo si è così evoluta da diventare un vero e proprio ecosistema. Non soltanto, quindi, un luogo in cui raccogliere informazioni e idee ma una vera e propria repository di tutto ciò che ti serve, uno spazio di lavoro assieme ad uno strumento agile e veloce per l’ottimizzazione della tua quotidianità.

Per una come me, sempre piena di idee ma, purtroppo, con la memoria di un “pesce rosso”, l’aver scoperto Evernote ha rappresentato una vera svolta: ora tutto quello che mi frulla in testa, che trovo in giro per strada o sul web ma, più in generale, che è fonte di ispirazione e stimola la mia creatività, non finisce nell’oblio, ma viene salvato e catalogato all’istante in taccuini, note, documenti, file e contenuti di ogni genere tutti belli precisi ed ordinati. Una vera salvezza!

Tutto quello che devi sapere sul taccuino virtuale più famoso del mondo

Cos’è Evernote?

Evernote è una app multipiattaforma che ti permette di annotare e archiviare tutto quello che ti serve, sincronizzare i tuoi file e ritrovare i tuoi appunti ogni volta che li cerchi. Dalle note di lavoro alle liste di cose da fare, dagli appunti di un corso alla registrazione di una riunione. Oppure puoi utilizzarla per tenere raccolte di ricette, liste di film da vedere, diari di viaggio o il materiale per scrivere un libro. Utilizzabile da smartphone, tablet e desktop ti consente di scrivere note in mobilità o sul computer e di lavorare su un dispositivo e poi continuare su un altro, senza perderti nulla per strada. Disponibile per Android, iOS, Blackberry Os, Windows Mobile, Windows, Mac e interfaccia web.

Personalmente lo trovo uno spazio di lavoro semplice ed intuitivo, estremamente fluido e pensato per organizzare facilmente le proprie attività e renderti la vita più facile. È organizzato in cartelle (taccuini) che contengono documenti (note) all’interno dei quali è possibile allegare ogni tipologia di contenuto, da un video ad un’immagine, da un post-it digitale ad un file audio. Oltre ad avere i tuoi documenti sempre a portata di mano, puoi condividerli con il tuo team, puoi gestire i tuoi appuntamenti programmando dei memo e archiviare e creare qualsiasi tipo di file (video, audio, pdf, testo, ecc…) senza la necessità di utilizzare null’altro se non il tuo device.

Come funziona Evernote?

Per iniziare, crea l’account su Evernote e scarica l’app mobile dal tuo Store. Per l’utilizzo da desktop puoi scegliere di scaricare l’app per Windows o Mac oppure di utilizzare il servizio effettuando ogni volta il login al sito. Quattro sono i piani tariffari messi a disposizione, che si differenziano per spazio di archiviazione dati e funzionalità. Ecco le principali caratteristiche di ogni livello.

BASIC

Per iniziare a familiarizzare con questo tool puoi approfittare della versione free. Le funzionalità di base sono garantite: scrivere note, raccogliere documenti, allegare file, ritagliare e salvare pagine web, condividere note e documenti e organizzare le note in taccuini. Grazie ai tag e alla funzione ricerca puoi catalogare tutte le informazioni inserite e ritrovarle agevolmente tra file di testo, fotografie ed immagini. Meraviglia delle meraviglie, l’applicazione integra anche una chat! Per cui, mentre discuti di un progetto con il tuo team o i tuoi amici, in tempo reale puoi condividere appunti e documenti direttamente dal tuo Evernote senza passare da un’app all’altra e lasciare il tuo spazio di lavoro.

I PRO

E’ una versione di base abbastanza completa e soprattutto è gratis 🙂 !

I CONTRO

Il limite non è solo complessivo (60 MB di upload al mese) ma anche per singola annotazione. Mi è capitato di voler allegare ad una nota testuale una foto ed un video e di non poterlo fare per “spazio insufficiente”. Poco male, dirai: si può creare un’altra nota all’interno dello stesso taccuino ed il gioco è fatto. È vero, ma così facendo viene meno uno dei punti di forza dell’applicazione, vale a dire il poter integrare in un unica nota (che di fatto diventa un topic) tutto quello che ti serve.

Ti faccio un esempio. All’interno del taccuino “Strategia digitale XY” potrei creare la nota “Video marketing” dove raccogliere tutte le idee e i suggerimenti per la formulazione della video strategy di un nuovo cliente. È facile capire che, se riesco a salvare tutti gli spunti all’interno della stessa nota, il mio lavoro sarà più agile, in quanto non dovrò ricordarmi se e dove ho salvato i dati relativi a quel topic. Basterà aprire la nota e troverò tutto direttamente al suo interno. Fortunatamente, per avere questo servizio (e molto altro ancora) basta diventare utenti Evernote Plus.

PLUS

Rispetto al Basic hai a disposizione più spazio (da 60 MB passi ad 1GB di upload mensili), puoi accedere alle note e a i taccuini anche in assenza di connessione, puoi salvare ed allegare email direttamente all’interno delle note. Questo ti permette di riunire in un unico luogo tutti i documenti chiave relativi ad un progetto e trovare le email importanti nel contesto dei rispettivi dossier. Per lavorare in tutta sicurezza, la versione Plus dà la possibilità di aggiungere sull’app mobile un codice di accesso.

I PRO

Il problema del limite di spazio nelle note praticamente si risolve. Inoltre, puoi accedere ad una serie di funzionalità pro tra le quali spicca per utilità la possibilità di archiviare anche le email più importanti di ogni singolo progetto.

I CONTRO

L’opzione Plus è a pagamento. Ma €19,99 all’anno per un servizio simile credo sia un costo accessibile.

PREMIUM

Se il livello Basic riunisce in un solo spazio scrittura, raccolta, condivisione e discussione ed il livello Plus integra piattaforme email e maggiore sicurezza, Evernote Premium, oltre a garantire uno spazio praticamente illimitato, aggiunge al già ricco set di funzionalità un bel po’ di carne al fuoco. Vediamo quali sono le features più interessanti.

• RICERCA AVANZATA

Se stai cercando un appunto (indicizzato con un tag) ma non ti ricordi dove lo hai archiviato, la ricerca avanzata ti permette di ricercarlo non solo tra le note testuali e le immagini ma anche tra i file Office, i PDF e i documenti scritti a mano.

• REWIND

Il nome l’ho inventato io ma la funzione esiste davvero ☺! L’app salva le tue note e tutte le versioni precedenti. In questo modo, puoi recuperare note scritte in passato e avere l’ indicazione di come i tuoi progetti si sono evoluti nel tempo.

• PRESENTAZIONE

Consegnare il lavoro al capo o al cliente diventa più veloce grazie alle note che si trasformano all’istante in vere e proprie slide senza il bisogno di crearle con programmi appositi. Una bella comodità! Specie se hai finito il lavoro due minuti prima seduto in treno…

• BIGLIETTI DA VISITA

Un amico ti suggerisce un bravo elettricista, ti fermi per caso in un nuovo ristorante, visiti per la prima volta un nuovo cliente o conosci ad un convegno una persona interessante. Per evitare di dimenticarti il sua volto, il nome o di cosa avete parlato e fare figuracce in futuro, fatti consegnare il suo biglietto da visita e scattagli una foto! Una volta salvato, l’app ti consente di completarlo con la foto di profilo e le informazioni che trovi su LinkedIn. Inoltre, già durante l’incontro potrai salvare il biglietto da visita all’interno di una nota dove scrivere tutto quello che vorrai ricordare. Così, al prossimo incontro, basterà un rapido sguardo alla nota e la tua memoria (oltre che la tua faccia) saranno salve!

I PRO

Con queste funzionalità avanzate è ancora più chiaro il vero punto di forza dell’app: la possibilità di gestire il lavoro e fare davvero tutto quello che ti serve con una facilità estrema da un’unica piattaforma, senza dover utilizzare altri servizi e applicazioni esterne. Inoltre, con 10 GB di nuovi upload ogni mese puoi gestire le tue attività senza preoccuparti dello spazio. Attenzione! Non sono 10 GB in totale, ma 10 GB nuovi ogni mese. Wow!

I CONTRO

Sinceramente devo ancora trovarne. Certamente il prezzo sale, perché l’abbonamento Premium costa €39,99 all’anno, ma tutto sommato si tratta di poco più di €3,00 al mese. Decisamente interessante.

BUSINESS

L’abbonamento a Evernote Business consente sostanzialmente di avere accesso a tutte le funzionalità Premium in un ambiente pensato ad-hoc per favorire ancora di più la condivisione e la gestione del lavoro in team. Il nome stesso indica come sia stata pensata soprattutto per gruppi collaborativi di freelance, team sparsi in più sedi e manager che necessitano di coordiare il gruppo anche fuori ufficio.

I PRO

Produttività ed efficienza aumentano, il timing diventa svizzero e il raggiungimento degli obiettivi è assicurato.

I CONTRO

Anche se è un’applicazione, a mio avviso, fantastica, Evernote rimane pur sempre un software che fornisce solo in parte le funzionalità di un project management tool. Per questo risulta più indicato per i team di piccole dimensioni con bisogni di coordinamento limitati. Le grandi aziende che necessitano di strumenti di collaborazione più robusti potrebbero rimanerne scontente.

Se non hai ancora scaricato Evernote, questo è il momento giusto per farlo! E poi scrivimi! Fammi sapere se anche tu trovi fantastica questa applicazione lasciando un commento qui sotto!