Sette buoni motivi per usare Evernote

Dopo aver descritto cos’ è e come funziona Evernote , vi suggerisco sette buoni ed irresistibili motivi per i quali quest’ app non dovrebbe mancare tra i vostri tool e in quali occasioni potrete sfruttarne al meglio tutte le potenzialità ed apprezzarne l’estrema praticità.

Perché usare Evernote

1. Per non avere più carta e penna con sé!

Vi è mai capitato di dover scrivere qualcosa in tutta fretta e dover ripiegare sul retro di uno scontrino o di cercare disperatamente una penna e non trovarla? Bene, da oggi non avrete più questo problema! Grazie a questa applicazione il vostro smartphone si trasformerà in un taccuino digitale dove annotare tutto ciò che vi serve in qualunque momento e in ogni parte del mondo. Potrete scrivere appunti, fissare idee, tenere liste di cose da fare ed annotare pensieri e fonti di ispirazione senza bisogno di avere sempre penna e calamaio al seguito.

2. Per gestire meglio il vostro tempo

Immaginate di essere in coda all’ufficio postale, in attesa di un colloquio da un cliente, in viaggio in treno o in pausa pranzo mentre aspettate il vostro panino. Invece di annoiarvi guardando dalla finestra o tuffarvi per l’ennesima volta sui social, potrete approfittare di questo tempo per svolgere una serie di attività come aggiornare l’agenda dei prossimi giorni, buttare giù le linee guida di un nuovo progetto, sistemare file e appunti vari e condividerli con il vostro team. In altre parole, potrete sfruttare al meglio ogni singolo momento della vostra giornata ottimizzando così i tempi morti che caratterizzano in genere viaggi ed attese.

3. Per migliorare la vostra efficienza

Nei nostri precedenti articoli vi abbiamo suggerito 5 trucchi per essere più produttivi  e vi abbiamo dato anche 4 consigli per imparare a gestire meglio il vostro tempo. Proprio in occasione di un corso di Time Management, mi è stata spiegata una regola fondamentale per ottimizzare il proprio tempo e soprattutto migliorarsi sul piano dell’efficienza organizzativa: tenere un taccuino dove annotare idee, informazioni e pensieri, un’agenda per segnare impegni ed appuntamenti ed un quaderno dove scrivere la to-do-list settimanale. Un metodo senza dubbio efficace, ma un tantino scomodo dato che implica il dover mettere in borsa tre notes diversi. Non sto nemmeno a dirvi che Evernote, da questo punto di vista, è eccezionale perché integra in un unico spazio tutte queste funzionalità. Così facendo ho semplificato e migliorato la gestione delle mie attività, aumentato in efficienza e… lasciato a casa un po’ di peso 🙂 !.

4. Per avere sempre tutto a portata di mano

Evernote vi permette di salvare tutto ciò che vi serve e di tenerlo sempre a portata di mano perché potete accedere al servizio praticamente da ovunque (smartphone, tablet, PC, Mac e interfaccia web) e ritrovare i vostri file perfettamente sincronizzati e pronti all’uso. Amerete il fatto di non dover più annotare appunti e idee ovunque per poi perderli tra mille foglietti e post-it. Sarete molto più agili nel ricercare materiali e contenuti perché saprete esattamente dove guardare. Nel tempo Evernote si è arricchita di molte funzionalità ed oggi è possibile addirittura fotografare gli appunti scritti su carta, archiviarli e ricercarli tra i documenti così come già avviene per i testi digitati da tastiera.

5. Per avere un archivio cloud illimitato

Evernote è tecnicamente un servizio di cloud storage con sincronizzazione automatica dei file ad accesso multi-piattaforma. Come visto nel mio precedente articolo, lo spazio messo a disposizione varia in base al tipo di piano tariffario sottoscritto, in ogni caso è parecchio, praticamente illimitato per tutti i livelli, escluso il free. Forse starete pensando che, tutto sommato, non c’è niente di straordinario (e di nuovo) nell’utilizzo di un archivio cloud e che esistono altri servizi del tutto simili o addirittura migliori come, ad esempio, Dropbox, che offre nella sua versione free già 2GB di spazio contro i 60MB di Evernote.

Perché mai, dunque, utilizzare l’uno al posto dell’altro?

Semplicemente perché una volta archiviati i dati c’è bisogno anche di un sistema intelligente che permetta di ritrovarli con semplicità. Ed in questo Evernote eccelle, grazie ad una struttura capace di dividere ed organizzare i contenuti in taccuini e note tematiche e alle funzioni per taggare e filtrare i contenuti.

6. Per unire la potenza di un file hosting ai vantaggi di un file manager

Come Dropbox, Evernote è pensata per salvare una grande mole di dati, ma a differenza della prima, anche e soprattutto per ritrovare agevolmente quanto salvato. In effetti, non ha molto senso puntare tutto sull’archiviazione per poi non offrire un’esperienza di qualità nel recupero dei file. Non è solo questione di spazio disponibile, perciò, ma anche di facile reperibilità dei contenuti. E questo, certamente, è uno degli aspetti più apprezzabili di questa applicazione, che permette di recuperare quanto archiviato utilizzando tag e filtri che ricercano all’interno di note, immagini, fotografie, screenshot, PDF e file Office. Quelli che trovo più utili e che normalmente utilizzo sono il filtro  created (per trovare note create in una certa data o in un determinato intervallo di tempo) e intitle (per ricercare parole chiave solo all’interno dei titoli delle note). In aggiunta, la struttura a cartelle aiuta ad organizzare le informazioni per topic mentre la funzione preferiti permette di mettere in evidenza e tenere a portata di mano note o documenti chiave. Evernote, quindi, a differenza di Dropbox unisce le funzionalità di un file hosting ai vantaggi di un file manager sincronizzato automaticamente con ogni tuo dispositivo. Insomma, è molto più di una repository dove parcheggiare enormi quantità di dati che risultano poi difficili da recuperare o collegare tra loro. Come a dire “la potenza è nulla senza controllo”!

7. Per usare un’ unica applicazione che integra tante singole app

Il vero punto di forza di Evernote è l’integrazione. Se prese singolarmente, le sue funzionalità sono reperibili in moltissime altre applicazioni. Non fa nulla di nuovo in sé, ma la sua forza, la sua USP, è integrare tanti singoli servizi, permettendo di lavorare in un unico ambiente e di gestire il quotidiano senza dover saltare continuamente da un’ app all’ altra.

Mettiamo il caso voleste creare una to-do-list con l’elenco delle cose da fare prima di partire per le vacanze. Una volta creata la lista dovreste utilizzare un’altra applicazione, ad esempio Google Calendar, per programmare un alert o una memo. In Evernote, invece, taccuini e note possono essere facilmente organizzati come liste di cose-da-fare ma il bello è che è possibile impostare dei promemoria all’interno delle stesse note, vale a dire potete programmare un alert e visualizzare tutte le note con un alert in scadenza. Funziona, insomma, come Google Calendar con la comodità di poter beneficiare delle sue stesse funzioni senza uscire dall’applicazione.

Evernote è un servizio davvero unico. Fin da subito potrete apprezzarne i pregi e l’estrema semplicità d’utilizzo. Inoltre, è uno strumento particolarmente flessibile.

Personalmente lo uso soprattutto per lavoro ma anche per le cose di tutti i giorni. Ad esempio, creo un taccuino per ogni progetto che seguo, scrivo liste di cose da fare (anche quella della spesa!), raccolgo in un unico file tutte le informazioni che trovo in giro su libri, articoli, blog ecc.. relativi ad un argomento che mi interessa o che voglio approfondire ma soprattutto creo una montagna di note dove riporre tutte le mie idee per un progetto, per un viaggio, per il futuro, insomma, con tanto di fonte che mi ha ispirata o immagine di riferimento.

Se non l’avete ancora provato questo è il momento giusto per farlo! Almeno per provare. Se invece già lo conoscete e lo utilizzate fatemi sapere come vi trovate e per che cosa lo utilizzate lasciando un commento qui sotto!