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Crescita PersonaleLifehack

5 Best Practice per l’organizzazione di eventi

da 8 Marzo 2016Marzo 13th, 2016Nessun commento
eventi
L’organizzazione di eventi è un’attività che mi ha sempre appassionata, a partire delle mie prime feste di compleanno alle medie organizzate fin nei minimi dettagli, fino ad arrivare agli eventi del Marketers Club, tanto che le mie amiche mi hanno affibbiato il soprannome di OLGAnizer.
Merito probabilmente di mia mamma che quando ero piccola organizzava le feste più amate dai miei compagni di classe, con tanto di angolo dedicato alle Barbie costruito ad hoc il giorno prima, una piccola città in miniatura.

Inutile dire che quando sono venuta a conoscenza dell’agenzia MakeItPerfect non ci ho pensato due volte a mandare loro un invito per partecipare a uno dei corsi della Marketers Academy, e così il 12 marzo avremo l’onore di avere con noi Ferruccio Forcella, Co-founder dell’agenzia e docente al rinomato Master proposto dallo IED.

Nell’attesa del corso, vi propongo alcune best practice per l’organizzazione di eventi che derivano dalla mia esperienza:

1- Fissati degli obiettivi da raggiungere

Quando con il Marketers Club organizziamo un evento, ci fissiamo sempre degli obiettivi da raggiungere, come ad esempio riempire l’Aula Magna, avere un manager di Nike come ospite, emozionare i partecipanti, aumentare del 30% le iscrizioni al nostro Club.
Avere chiari i nostri obiettivi ci aiuta a rimanere concentrati per tutto il periodo di preparazione, andando dritti per la nostra strada e impegnandoci al 100% per realizzarli.

2- Crea una squadra

Se vuoi organizzare un evento al meglio e seguirlo in tutti i suoi dettagli, avrai bisogno di un team che ti affianchi e che sia formato da persone con diverse competenze perché gli aspetti da seguire saranno molti e diversi tra loro: comunicazione, logistica, grafica e finanza sono tutti aspetti dal quale un Evento con la E maiuscola non può prescindere.
Una volta creata la squadra, dovrai anche assicurarti di motivarla per tutto il periodo del lavoro, non c’è infatti miglior team di quello preparato e mosso da passione.

3- Prepara il budget

La preparazione del budget è una parte fondamentale che precede l’organizzazione dell’evento e ti permette di viverlo con meno ansia.
Nel budget dovrai inserire tutte le spese che pensi di dover affrontare e le entrate che ipotizzi di avere. Consiglio anche di mettere a preventivo una cifra per gli imprevisti, in modo da evitare attacchi di panico improvvisi. 🙂
Stilare un budget preciso e puntuale ti permetterà di avere tutto sotto controllo e gestire l’evento al meglio, evitando le sorprese dell’ultimo minuto che potrebbero incidere anche sulle tue finanze personali.

4- Usa le check list

Quando organizzi un evento, affidarti solo alla memoria non basta, è di fondamentale importanza prepararsi una check list con tutte le cose da fare, in modo da essere sicuri di non dimenticarsi nulla. In eventi strutturati è il caso di fare una check list per area e affidare le singole task alle singole persone, in modo da distribuire e rendere meno pesante il lavoro.
Avere tutto per scritto, inoltre, ti permette anche di avere sotto controllo il quadro della situazione e di renderti conto dell’effettiva mole di lavoro da fare e cose da prendere.

5- Cura la comunicazione dell’evento

Anche la comunicazione dell’evento ha un ruolo importantissimo nella riuscita dello stesso e deve essere sempre il più chiara possibile. In questi anni di Eventi Marketers ho capito che è fondamentale non dare mai nulla per scontato, assicurati quindi che ci sia sempre una comunicazione puntuale e ricordati di aggiornare sempre il sito web dell’Evento in modo che i tuoi ospiti possano sempre trovare le informazioni di cui necessitano.

A proposito di eventi avrei molte altre cose da aggiungere e sicuramente dopo il corso di Project Management ne imparerò ancora di nuove, vi aspetto quindi per il prossimo articolo dopo il 12 marzo!
Per avere maggiori informazioni sull’attività della Marketers Academy, visitate il sito: www.marketersacademy.it

Olga Baratto

Creo piani editoriali, organizzo eventi e sto imparando a cucinare. Ogni giorno mi destreggio tra notifiche ed e-mail in arrivo, qualche volta ne esco vincitrice. Perché This MARKETERs Life? È un'occasione per fermarsi un attimo, approfondire argomenti e mettersi alla prova con l'arte della scrittura.

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