L’università per me è stata sinonimo di lezioni, alzatacce, tweet incazzati contro Trenitalia, libri, slide, nuove amicizie, MARKETERs club, presentazioni e tanti, tanti, davvero tanti, lavori di gruppo.
Le cose, da quando ho iniziato il corso di laurea triennale (era il 2010, sigh!) ad adesso, sono cambiate molto, sia perché sono diversa io sia perché la tecnologia ha fatto passi da gigante. Giusto per rendere l’idea vi basta pensare che, al primo anno di università, il mio telefono era questo.
Crescendo, progetto dopo progetto, presentazione dopo presentazione, imparando dagli errori e imprecando contro i nullafacenti (presenza immancabile!) posso dire di essere arrivata ad avere la mia personale lista di app must-have per affrontare al meglio un lavoro di pianificazione, uscirne vivi e ottenendo il massimo!
1. Google Drive 
Non posso che iniziare da lui, il mio amato Google. Sono davvero tantissimi i tool e le app che Big G ha messo a nostra disposizione nel tempo, ma vorrei soffermarmi su Drive. Per chi non lo conoscesse, si tratta di uno spazio di archiviazione online, un servizio di cloud multipiattaforma, accessibile da browser, da desktop e da app mobile. Perché Drive e non Dropbox? Per un motivo fondamentale, cioè la presenza di un altro tool ad esso connesso che si chiama Google Docs. Il punto di forza di Docs, nonché la ragione che l’ha reso protagonista di tutti i miei ultimi progetti, è il fatto che permette di visualizzare e modificare online diversi formati di documenti (docs, sheets e slides). Più persone possono lavorare contemporaneamente sullo stesso file, in questo modo tutti hanno accesso alla versione più aggiornata della relazione o, perché no, della presentazione, e non si creano più documenti in contrasto tra loro. È inoltre possibile lasciare dei commenti con riferimento a parti specifiche del testo, in modo da esporre agli altri componenti del gruppo i propri dubbi (e sperare che qualcuno li risolva!).
2. Skype 
Indispensabile per rimanere in contatto con amici o amori lontani, Skype si rivela fondamentale anche quando i componenti del gruppo di lavoro abitano in luoghi diversi tra loro, insomma, una situazione all’ordine del giorno in un contesto universitario, ma non solo. Tra fuorisede e pendolari a volte trovarsi tutti contemporaneamente nello stesso posto sembra davvero impossibile. Per una call di aggiornamento o per una prova last minute della presentazione finale questo è sicuramente il software giusto.
Per i più nerd Hangouts può prendere il posto di Skype, ricordatevi però che è necessario un account su Google+ per usarlo.
3. Wunderlist 
L’app per le to-do-list per eccellenza. Multipiattaforma, Wunderlist è disponibile per uso da web, desktop, smartphone, tablet e anche per Apple Watch, giusto per non farsi mancare niente. Ci permette di creare dei promemoria, di organizzarli in cartelle e di linkare un item a un altro appartenente a una lista diversa attraverso l’uso degli hashtags. Ad ogni to-do è inoltre possibile attribuire una data di scadenza e associare un alert che ci notificherà, al momento da noi stabilito, un reminder per quella task specifica. In che modo ci viene in aiuto Wunderlist per le collaborazioni? Con la funzione di condivisione liste è possibile invitare altri utenti a contribuire e anche assegnare loro delle task specifiche da portare a termine, è sufficiente digitare il loro indirizzo email per aggiungerli. All’interno della singola task condivisa è poi possibile aggiungere note e caricare foto e documenti.
Se siete in dubbio sull’efficacia di questo strumento di co-working vi basti sapere che noi del MARKETERs club lo abbiamo usato in un’occasione speciale per fare brain storming e organizzare il nostro lavoro. Il risultato? Il remake totale del nostro sito web.
4. Todoist 
Un altro task manager molto valido è Todoist, anche qui, come in Wunderlist, è possibile condividere le to-do-list e assegnare compiti ad altre persone. I propri reminder sono accessibili veramente ovunque grazie alle app da smartphone, le versioni web e desktop, le estensioni per Chrome e Firefox e i plug-in per la app di emailing come Gmail e Thunderbird. L’interfaccia è più minimal rispetto a quella del competitor sopracitato e più immediata è qui la gestione multi-livello delle sotto-attività. Molto utile è anche la feature che permette di assegnare priorità diverse alle task, vi consiglio di scegliere l’iconcina rossa, la priorità 1, per aumentare l’ansia da deadline ai colleghi! L’unica nota negativa su questo tool è il fatto che alcune funzionalità molto importanti sono disponibili solo per la versione premium, sto parlando dei reminder via email, delle notifiche push sui vostri device, della possibilità di aggiungere note ed allegati e di assegnare delle etichette alle proprie attività (il corrispettivo degli hashtag su Wunderlist). Se sentite di non potere rinunciare a queste caratteristiche non vi resta che cedere alla versione Premium, disponibile tramite abbonamento a 28,99€ all’anno, o, perché no, da bravi marketer potreste farvela regalare per questo Natale (10 Idee Regalo per un MARKETERs).
5. Slack 
Abbiamo condiviso file e liste, abbiamo assegnato task e ci siamo videochiamati, ma la chat dove la lasciamo? Ecco che qui ci viene in aiuto Slack: a messaging app for teams. Disponibile per mobile e per desktop questo tool è perfetto per l’instant communication. È possibile dividere le comunicazioni interne al proprio gruppo in canali in base a un macro-tema, creare canali privati a cui solo gli invitati possono prendere parte e mandare dei semplici messaggi diretti. Con un semplice drag and drop si possono condividere dei file con chi si desidera e, inoltre, vecchie conversazioni o documenti sono comodamente accessibili grazie alla barra di ricerca in-app. E il tutto è meravigliosamente free.
(+1) WhatsApp 
Ultimo, ma non per questo meno importante, Whatsapp. Ebbene sì, lui. Lo so, può sembrare dispersivo e la sola idea di vedervi apparire la notifica “sei stato aggiunto a un nuovo gruppo” vi fa rabbrividire, però bisogna dire che al momento non c’è mezzo migliore, insieme a Facebook Messenger, per le comunicazioni urgenti. La possibilità di inviare messaggi vocali ci viene, inoltre, in aiuto quando dobbiamo comunicare uno stesso aggiornamento o un’idea a più persone contemporaneamente. E poi, chissà, magari il gruppo finirete per tenerlo anche dopo la fine del lavoro!
God bless Wunderlist! Quel sito non avrebbe visto la luce senza di lui.
È stato indispensabile! “Edoardo ti ha assegnato una task”