Da vera marketer, sono estremamente ossessionata dall’organizzazione, dal planning e dalle agende. Tuttavia, per quanto ami gli strumenti digitali, app come Wunderlist o Evernote non potranno mai sostituire carta e penna. Se anche per voi è così, sarete tanto emozionati quanto me appena avrete finito di leggere questo articolo.
Bullet Journal è un strumento ideato dal designer Ryder Carroll che introduce tutti gli amanti della pianificazione a un metodo organizzativo incredibilmente semplice e, al tempo stesso, estremamente efficace. Questo, infatti, consiste nella creazione di un’agenda strutturata e impostata “a mano” e basata sulla personalizzazione: ogni taccuino, alla fine del processo di setting, risulterà adattato alle preferenze e alle esigenze del suo proprietario, rimanendo comunque fedele al suo scopo.
Come partire, quindi? Tutto quello di cui avete bisogno è un notebook e una penna. Sul sito è possibile acquistare il quadernetto Bullet Journal, dotato di pagine numerate e costellate di puntini che favoriscono il layout delle to-do list e delle varie sezioni, ma anche una semplice Moleskine andrà bene.
Il metodo si sviluppa in 3 fasi principali: logging, modules, migration. Vediamo più da vicino di che cosa si tratta.
FASE 1: LOGGING
In questo primo passaggio si viene a conoscenza dei quattro elementi fondamentali che costituiscono il Bullet Journal: topics, numeri delle pagine, brevi frasi e bullet points. Lo scopo principale di questo tipo di organizzazione è rendere la quotidiana attività di journaling il più semplice, veloce e piacevole possibile – quante volte ci siamo infatti trovati a procrastinare un’attività per il semplice fatto che organizzarsi richiedeva troppo sforzo?
La prima cosa da fare quando dobbiamo inserire un’entry nel nostro diario/agenda è dare un titolo, il cosiddetto topic. Può essere una data, il nome di un evento da organizzare (ad esempio, “compleanno di Anna”), una task – qualsiasi cosa che sia facile da ricordare e abbastanza chiara da permetterci di identificarne i contenuti a colpo d’occhio.
Il passaggio successivo è la numerazione delle pagine, che servirà poi alla compilazione dell’indice del nostro notebook. In seguito, si procede compilando una lista di bullet points costituiti da brevi frasi (bastano poche parole) che identifichino i compiti che dobbiamo svolgere e, più in generale, le “cose da fare”. Il sito suggerisce tre categorie principali di bullet points (eventi, task, note) ma, naturalmente, la quantità e il genere possono cambiare in base alle nostre esigenze – per esempio, potremmo aggiungere scadenze o appuntamenti.
Lo scopo di questa divisione è la diversificazione delle attività per rendere in modo graficamente ordinato un’idea generale di ciò che si ha da fare; posso assicurarvi che una lista chiara e pulita rende decisamente tutto più semplice. A questo scopo, aiuta molto l’uso di una simbologia o di diversi colori. Il sito di Bullet Journal suggerisce questa legenda:
- X = Task Complete
- > = Task Migrated
- < = Task Scheduled
- O = Event
- — = Notes
In più, viene suggerito l’uso di signifiers, ovvero simboli che possono essere aggiunti per indicare qualcosa in più sul punto corrispondente. Le idee suggerite sono:
- un occhio stilizzato per la funzione explore, ovvero per indicare la necessità di informazioni o ricerca (ad esempio se abbiamo scritto come nota “la palestra è chiusa” ma non ne siamo sicuri al 100%);
- un punto esclamativo per la funzione inspiration, ovvero per indicare un’idea particolarmente importante o una frase motivazionale;
- un asterisco per la funzione priority, ovvero per indicare una task urgente o un compito rilevante da eseguire il prima possibile.
FASE 2: MODULES
Ora che siamo più pratici del linguaggio e del funzionamento del Bullet Journal, non è difficile dedurre che non tutti i tipi di entry possono essere raggruppati sotto lo stesso topic. Ad esempio, non possiamo sicuramente mescolare i vari passaggi e compiti necessari per organizzare un aperitivo in casa con la lista degli argomenti e degli esercizi da studiare per un esame.
La soluzione per questo problema sono i modules, ovvero delle “raccolte” di bullet points dello stesso tipo. I quattro “moduli” principali proposti sono l’indice, il future log, il monthly log e il daily log – ovviamente, a propria discrezione è possibile ampliarli o modificarli.
L’indice è la chiave di lettura del nostro Bullet Journal. Ad esso vanno riservate le prime pagine dell’agenda e la sua compilazione avverrà a mano a mano che inseriremo le nostre entry, i topic, le liste e così via. Perché funzioni e ci riporti sempre al punto giusto è necessario essere costanti nella numerazione delle pagine.
Un’altra sezione proposta è il future log, che raccoglie tutte le attività che si disperdono in un arco ampio di tempo, come 2,3,4 mesi o un anno intero: visite dal dentista, vacanze natalizie, compleanni possono tutti rientrare in questo modulo. Allo stesso modo è possibile costruire gli altri due log a frequenza mensile e giornaliera; il bello del Bullet Journal è che, se vogliamo, possiamo aprire un modulo per gli eventi bimestrali, uno per i lavori di gruppo e così via, adattandolo alle nostre necessità organizzative.
FASE 3: MIGRATION
E finalmente, eccoci alla fase finale. Dopo aver preso confidenza con questo nuovo metodo e aver trascorso qualche settimana o mese dedicandoci al completamento delle varie task, ci renderemo conto che… beh, siamo umani, e sicuramente non saremo riusciti a fare tutto quello che avevamo pianificato.
Succede a tutti, e ovviamente l’uso del Bullet Journal prevede una soluzione anche per questo. A fine mese/settimana/giornata, diamo uno sguardo indietro ed identifichiamo i bullet point che non abbiamo completato o rispettato; quindi, spostiamoli semplicemente in avanti al prossimo mese/settimana/giornata! Possiamo usare la simbologia suggerita (vi ricordate il > della legenda?) o semplicemente cancellarli e riscriverli. Può sembrare tedioso rivedere tutti punti e riorganizzarli di nuovo, ma è un passaggio previsto intenzionalmente: ciò ci permetterà infatti di soppesare e valutare in modo approfondito ogni singola task.
Se siete arrivati fino a qui, complimenti! Ora siete pronti per affrontare al meglio la giungla del planning. Non dimenticate di condividere con noi quali sono i vostri metodi organizzativi!
