La produttività è un tema che sta a cuore a tutti i Marketers che spesso (sempre) si trovano a dover gestire in contemporanea diverse attività e progetti; l’ottimizzazione del tempo a propria disposizione diventa quindi una variabile fondamentale, tema che avevamo trattato nell’articolo di Olga Baratto – 5 trucchi per essere più produttivi.
Abbiamo deciso di riprendere quei 5 consigli e di approfondirli, con questo articolo ci focalizziamo sul primo punto: scrivere, scrivere, scrivere.
Obiettivo dell’articolo: imparare ad annotarsi tutto
Lo scopo di questo articolo è semplice: eliminare qualsiasi attrito tra il momento in cui avete qualcosa da scrivere e quello in cui dovete scriverlo, perché, almeno idealmente, per prendere l’abitudine di annotarsi pensieri, idee e illuminazioni, dovete cercare di rimuovere ogni impedimento.
Riordinare le idee
Come già accennato, trasferire i propri pensieri su carta (fisica o digitale) aiuta a fare ordine tra le idee e a memorizzare meglio le cose, oltre a svuotare la mente che altrimenti potrebbe finire oppressa dai troppi pensieri. Questo è anche uno dei principi cardine di Davis Allen, ideatore del metodo GTD – Getting Things Done – e autore di Detto, Fatto! Un libro cult per gli amanti della produttività e del time management.
Teoria vs Pratica
Ok, nella teoria tutto facile: avete qualcosa in testa? Annotatelo da qualche parte.
Ma come fare a trasformare questo trucco in abitudine quotidiana?
4 strumenti per non perdersi nulla
Sul tema ci ho speso davvero molte energie, dopo numerose prove sul campo, ho trovato un equilibrio e una costanza attraverso l’utilizzo di 4 strumenti e alcuni accorgimenti.
Provateli, vedrete che vi aiuteranno a far diventare la scrittura una buona pratica priva di stress.
1- Google Keep
Annotazioni al volo, l’equivalente di un post-it.
Semplice da tenere a portata di mano sul proprio smartphone ma è accessibile anche tramite browser. Da quando l’ho scaricata non posso più vivere senza, permette di inserire al volo testi, audio, foto, check list e tutto quello che ci inserisci si salva in automatico. I plus sono la possibilità di condividere le note con amici, archiviarle, assegnarci un colore, inserire promemoria e averle a disposizione ovunque ci sia la possibilità di avere un browser o l’app installata. keep.google.com
2- Evernote
Quando hai del tempo per abbozzare progetti e annotare riflessioni e idee.
Di Evernote e della sua utilità ne ha già parlato Silvia Vacchio nel suo articolo Sette buoni motivi per usare Evernote. Con questa app, accessibile anche da desktop e browser, è possibile tenere ordinatamente nota praticamente di tutto. Per prima cosa, create un taccuino per archiviare idee e vaneggi. evernote.com
3- Appunti Vocali
A volte si è troppo pigri o impegnati in altro per mettersi lì a scrivere, in questi casi il mio consiglio è quello di registrarsi una comoda nota vocale sul proprio smartphone. Per far questo utilizzate Google Keep oppure il widget di Evernote, o il semplice registratore audio del vostro telefono, senza grandi sforzi, con il tocco di un singolo tasto, potrete registrale i vostri pensieri.
CONSIGLIO BONUS: quando si tratta di app mobile, il tempo di reperibilità è fondamentale per creare l’abitudine ed eliminare attriti. Quindi tenetevi l’icona di Keep, Evernote e registratore Audio nella Home del vostro Smartphone, a portata di mano.
4- Taccuino cartaceo e penna
Che se ne dica, carta e penna rimangono gli strumenti più veloci e versatili.
Le penne, poi, non passano mai di moda e lo sanno bene anche le aziende: le penne personalizzate, infatti, sono tra gli oggetti promozionali che non possono mai mancare, e questo nonostante il nostro modo di lavorare sia sempre più digital. Gli strumenti digitali, infatti, sono estremamente comodi, ma a volte può tornar utile la buona vecchia carta, io solitamente se devo ragionare su flussi logici e connessioni tra variabili, mi trovo meglio a lavorare carta e penna. Un taccuino sulla propria scrivania, dei fogli bianchi sul cassetto, un mini block notes in macchina, penne ovunque 🙂
Come archiviare tutti questi appunti?
Vi siete scaricati le app e vi siete riempiti la vita di taccuini. Risultato: un caos di appunti sparsi.
Questo è quello che potrebbe succedere se non leggete fino alla fine articoli come questo 🙂
Ecco alcuni consigli per non ritrovarsi sommersi dal caos di mille note sparse qua e là.
Tenere un raccoglitore sulla scrivania dove depositare idee e vaneggi cartacei
Avete annotato qualcosa su un pezzo di carta? Createvi un centro di “raccolta e parcheggio”, così siete sempre tranquilli di sapere dove trovare quel famoso appunto quando arriverà il momento in cui vi servirà.
Scrivere data e ora sugli appunti (cartacei, ma anche digitali)
Vi assicuro che quando riprendete in mano un appunto dopo molto tempo, sapere quando lo avevate abbozzato può tornarvi utile, anche solo per contestualizzare il periodo in cui è stato creato.
Fare un recap settimanale
Prendersi del tempo ogni settimana, anche mezz’ora, per fare ordine veloce su quanto appuntato nel corso della settimana ed eventualmente archiviare, strutturare meglio i propri appunti e passare allo step successivo. Per quanto riguarda l’archiviazione, io utilizzo Evernote per i progetti in fase embrionale, per le riflessioni e per le idee. Se decido di passare a una fase più concreta, allora creo una cartella su Gdrive.
Ricapitolando: tutto è soggettivo
Appena avete una idea in mente, annotatela di getto sul primo device o foglio di carta che avete sotto mano. Seguendo i consigli di questo articolo riuscirete a rendere questa buona pratica una facile abitudine, migliorando la vostra produttività personale. Tenete però a mente un dettaglio: non esiste un metodo standard che vada bene per tutti. Quando si parla di lifehack è importante sperimentare sul campo vari metodi, per riuscire a trovare quello che più si sposa con il proprio stile di vita, e spesso la soluzione ideale è frutto di un personale riadattamento di metodi preesistenti.
