Comunicazione efficace: consigli dal metodo DISC

Vi è mai capitato di non riuscire a capire come comportarvi con qualcuno per entrare in sintonia? Se la vostra risposta è sì, vi renderà felici sapere che esiste un metodo, chiamato DISC, che si rivela molto utile in tutte le situazioni in cui bisogna capire al volo le caratteristiche dell’interlocutore e adattarsi per fare buona impressione.

Comunicazione efficace. È stato il primo corso di una lunga serie che mi ha permesso di capire le basi dell’attività commerciale. Ed è proprio vero, alla base di tutto si trova la comunicazione: non pensate però solo a quella verbale, ovvero ciò che diciamo, ma anche a quella para e non verbale, ovvero come lo diciamo e che comportamenti assumiamo mentre lo facciamo.

Dobbiamo tenere a mente che comunichiamo sempre, in ogni gesto e in ogni momento, e che “comportamento genera comportamento”: è quindi importante sapersi porre in modo adeguato a persone e contesto in cui ci troviamo. C’è chi è portato per natura a comprendere le caratteristiche del proprio interlocutore e a modificare i propri atteggiamenti di conseguenza e chi invece lo è un po’ meno. Se fate parte di questa seconda categoria non temete, si può imparare: grazie al metodo DISC con un po’ di capacità di osservazione possiamo tutti diventare degli ottimi comunicatori!!

Il metodo DISC

È una teoria sviluppata nel corso dei decenni da molteplici psicologi, come William Moulton Marston, Walter Clarke e John Geier. Il metodo si basa sullo studio dei comportamenti degli individui in relazione alle situazioni, quindi non cercando significati agli atteggiamenti a se stanti ma in relazione al contesto.

Secondo Marston sono infatti due le dimensioni che influenzano i comportamenti emotivi delle persone:

1. Mi sento più o meno forte del mio ambiente?
2. Il mio ambiente è percepito come ostile o favorevole?

Dall’incrocio delle risposte a queste due domande nasce la categorizzazione in 4 tendenze comportamentali, il cui acronimo dà origine al nome DISC:

Ad ognuna di esse vengono poi ricondotti una serie di comportamenti caratteristici che permettono di individuare (abbastanza) velocemente la tendenza principale del vostro interlocutore.

Dominante

• ha una forte personalità e affronta i problemi in modo diretto e determinato
• result-driven: vuole e causa il cambiamento
• ama avere il controllo e poter dirigere le situazioni: durante le conversazioni fa prevalere le sue opinioni, anche grazie al tono alto della voce
• non ha tempo da perdere, giunge alle conclusioni senza divagare
• è facilmente irritabile e brusco
• è sicuro di sé, ama le sfide ed i rischi
• si basa sui fatti: vuole sapere i vantaggi specifici e concreti, in termini economici e di competitività rispetto agli altri

Influente

• è ottimista e socievole, cerca di instaurare da subito un rapporto personale
• conversation-driven: ama parlare
• ha bisogno di riconoscimento e successo sociale, del sostegno del gruppo: nelle conversazioni parla molto e in modo informale, ama essere il protagonista e fare digressioni
• è disordinato, ha poco controllo del tempo, a volte può diventare invadente
• ha fiducia negli altri, è sempre aperto a nuove idee
• gesticola, stabilisce un contatto fisico e ha espressioni del volto pronunciate
• vuole sapere chi tra le sue conoscenze fa ciò che gli chiediamo di fare

Stabile

• è gentile e disponibile, leale e fedele all’interno di un gruppo, ha buon carattere
• relationship-driven, lavora in modo sistematico e con continuità
• ha bisogno di prassi tradizionale, fedeltà e procedure
• ama l’ordine e la tranquillità, a volte anche troppo accomodante e remissivo
• è pragmatico, paziente e affidabile nell’assolvimento dei compiti, è attento alle esigenze degli altri
• parla con tono calmo e tranquillo, amichevole e ascolta con piacere
• vuole sapere come funziona ciò che stiamo proponendo in pratica, con tutti i passaggi per arrivarci

Cauto

• è preciso e riservato, cauto nel rapporto, osserva molto e adotta un approccio logico ai problemi
• control-driven: è molto accurato e sistematico, ambisce sempre a risultati di alta qualità e ama applicare le regole
• ha bisogno di utilizzare il metodo corretto per fare le cose, controllare le emozioni
• spesso è troppo critico nei confronti di se stesso e degli altri, pignolo e incerto nelle decisioni
• è attento, riflessivo e intuitivo, riesce a trovare soluzioni innovative e originali
• parla senza variazioni di tono, non mostra emozioni e sta attento a ciò che dicono gli altri senza interrompere
• vuole sapere il perché ed i dettagli di ciò che gli stiamo proponendo, che cosa lo rende meglio di altre offerte

Se vi siete riconosciuti a pieno nelle caratteristiche di uno di questi profili siete tra quel 15% di persone al mondo che presenta una tendenza primaria nettamente predominante sulle altre. L’85% delle persone ne ha almeno due: in questi casi il profilo è influenzato da una seconda tendenza che bisogna tenere in considerazione.

Interessante, ma come si mette in pratica?

Il primo passo nell’utilizzo del metodo DISC è concentrarsi su se stessi: è grazie a John Geier se oggi è disponibile un semplice questionario di self assessment, il Personal Profile System, che permette di identificare il proprio profilo comportamentale. Basta scegliere da brevi elenchi di aggettivi quale ci rappresenta di più e quale meno: in base alle risposte il sistema calcolerà quale tendenza (o tendenze) è predominante e in quale misura.

Si può visualizzare anche graficamente quali siano le tendenze che più caratterizzano il nostro profilo, grazie ad un grafico. In base alle risposte date, viene assegnato un valore da 1 a 7 per ogni categoria (D, I, S, C): il valore minimo che deve essere raggiunto perché una tendenza risulti predominante è la mediana, ovvero 4. I picchi in alto rappresentano le tendenze più evidenti, in questo caso D e I, mentre il livello di S e C lascia comprendere che la persona valutata non presenti molte caratteristiche di queste categorie.

Successivamente questa combinazione di caratteristiche (qui 7 7 1 1) permette di definire a quale tra i numerosi profili corrisponda il nostro. Si potranno così comprendere al meglio i punti di forza, di debolezza e i comportamenti prevedibili della persona esaminata in determinate situazioni. La persona analizzata nel grafico precedente, ad esempio, è “Ispiratore”; altri possibili risultati sono Agente, Consigliere, Creativo, Investigatore, Promotore, Perfezionista, Specialista, Persuasore.

Oggi questo metodo di valutazione personale è utilizzata in diversi campi, ma soprattutto dalle società di consulenza per la formazione del personale e dai responsabili HR nella scelta dei candidati per un posto di lavoro. Spesso infatti vengono fatti compilare dei questionari sulle Soft Skills per capire se il candidato presenti i requisiti attitudinali adeguati alla posizione disponibile.

Consigli per l’uso

Dopo aver compreso le caratteristiche del nostro profilo, siamo pronti a prendere in considerazione quelle degli altri. Fondamentale in questo passaggio è utilizzare la capacità di osservazione per cogliere gli aspetti descritti precedentemente che contraddistinguono le diverse tendenze. Non è sempre così semplice, ad esempio quando caratteristiche di diverse categorie si presentano nella stessa persona e quindi non è evidente la tendenza predominante.

Vi posso assicurare che ne vale la pena perché, una volta compreso con chi abbiamo a che fare, sapremo già anche come reagirà a dei nostri modi di fare e, quindi, atteggiarci di conseguenza: saremo un passo avanti all’interlocutore ed in grado di predire le sue reazioni. Saremo quindi in grado di attuare una strategia di relazione (quasi) sicura: basandoci sulla tendenza dell’interlocutore possiamo sapere in anticipo quali siano le azioni efficaci e quali gli errori da evitare. Vediamone alcune!

DOMINANTE: cercate di comprendere subito i suoi obiettivi e interessi, e individuate azioni per raggiungerli

• tenete un atteggiamento amichevole ma formale e professionale
• siate diretti, sintetici e concreti: arrivate subito al punto
• sfruttate in modo efficiente il tempo: puntualità, organizzazione e precisione sono essenziali
• se avete un’opinione diversa dalla sua, esprimetela e supportate il vostro ragionamento con fatti e dati verificabili (fondamentali per i D)
• preparate, usate e lasciate materiale di supporto

• non perdetevi in convenevoli, sono visti come una perdita di tempo prezioso
• non cercate di influenzarlo con sentimenti ed emozioni
• non siate competitivi e non ditegli cosa deve fare
• non siate insicuri e indecisi
• non perdetevi in dettagli se non viene richiesto

INFLUENTE: stabilite una relazione (anche personale) che si basi sulla gratificazione, e mettete in evidenza i vantaggi in crescita di prestigio che derivano dalla vostra relazione

• siate cordiali e calorosi nell’approccio, positivi ed ottimisti
• fate molte domande e ascoltate per capire quello che gli sta accadendo, dove vuole arrivare e che cosa influenza il suo punto di vista
• mostrate sempre come il vostro intervento possa aumentare il suo prestigio sociale, anche portando esempi di altri che ne hanno tratto vantaggio
• mostrate entusiasmo di fronte a nuove idee e sottolineate il vostro sostegno
• se raggiungete un accordo fate piani scritti che scandiscano impegni, tempi e ruoli

• non abbiate fretta di concludere e non siate inflessibili sulla gestione del tempo: il tempo per loro è necessario per creare un clima amichevole e stimolante
• non insistete sui dettagli concreti perché potrebbe essere impreparato e sentirsi in imbarazzo
• non entrate in competizione e non cercate di avere ragione a tutti i costi
• non siate scettici ne troppo realistici di fronte a nuovi approcci ed opinioni
• non limitatevi a parlare di lavoro, cercate interessi condivisi per creare la relazione

STABILE: concentratevi sulla conquista della sua fiducia e simpatia, create un rapporto basato su disponibilità, supporto e sostegno, e rassicuratelo sulle prossime azioni da svolgere

• scegliete un ritmo di comunicazione lento, tranquillo e informale
• lasciategli il tempo di esprimere quello che pensa e ascoltatelo
• rassicuratelo sempre analizzando le eventuali aree di disaccordo e rischio e assicurando di fare scelte che comportino il minimo rischio
• specificate le azioni di sostegno che vi impegnate a fare e date dettagli su cosa, come e quando
• fatelo sentire coinvolto chiedendo sostegno, consigli e aiuto

• non ditegli cosa deve fare, ma date solo suggerimenti
• non dimenticatevi di parlare anche di persone e rapporti, evitate di concentrarvi solo su vantaggi e opportunità
• non promettete possibilità di collaborazione che non potete mantenere, deve potersi fidare di voi
• non tentate di arrivare rapidamente alle conclusioni, non interrompete e non sollecitate risposte rapide
• non esagerate e non esprimete opinioni generali non sostenute da fatti

CAUTO: dimostrate che siete preparati, e che di voi si può fidare in tutti i dettagli

• siate precisi, organizzati e preparati: vi conquisterete solo così la credibilità
• elencate vantaggi e svantaggi della vostra proposta, sempre supportati da dati e fatti concreti
• rassicurateli sull’assenza di effetti inattesi, imprevedibili e rischiosi
• state al suo ritmo organizzato e riflessivo, sostenendo la necessità di agire con logica e precisione
• portate e lasciategli del materiale di documentazione che possa analizzare e su cui possa pensare

• non tentate di influenzarlo attraverso sentimenti personali
• non mostrate un approccio troppo caloroso e cordiale e non cercate di ingannarlo con trucchetti
• non criticate apertamente le sue idee
• non siate generici e non esprimete giudizi e opinioni che non possano essere sostenuti dai fatti
• non siate impreparati: è l’unica condizione che vi permette di entrare in sintonia

Questi sono solo alcuni consigli, ce ne sarebbero tanti altri più specifici che prendono in considerazione anche il vostro profilo. È uno “schema” che può essere utile soprattutto nei momenti in cui siamo un po’ agitati e rischiamo di perderci: con un po’ di allenamento saremo in grado di cogliere gli aspetti elencati precedentemente che identificano il profilo e agire automaticamente di conseguenza. In questo modo, potremo stare più calmi e concentrarci sui contenuti che dobbiamo trasmettere.

Attenzione! Ultimi aspetti da considerare…

Un aspetto essenziale a questo punto è la flessibilità: bisogna essere disponibili ad adattarsi all’interlocutore, lasciando da parte l’idea che “siamo fatti così e non possiamo cambiare”. Anche perché dobbiamo considerare che la teoria si basa sull’osservazione e adattamento dei soli tratti superficiali, non della personalità: è un po’ come indossare un vestito che metta più in evidenza le caratteristiche che piacciono all’interlocutore.

Infine, ultima raccomandazione promesso, bisogna ricordare che deve esserci coerenza tra ciò che si dice e come lo si fa, altrimenti le persone con cui ci relazioniamo non saranno mai convinte al 100% di noi. Quindi anche quando ci “adattiamo” dobbiamo farlo in modo naturale, senza forzare troppo (a meno che non siate dei bravi attori).

È giunto ora il momento di applicare il metodo: e perché non iniziare a fare esercizio già con amici e parenti (magari proprio durante le vacanze)? Sarete così pronti ed allenati per le relazioni lavorative!

P.S. È utile anche per prevedere se avete un futuro con il/la vostro/a partner!