Microsoft Excel: croce e delizia di molti professionisti, ma soprattutto delizia perché è il migliore alleato a cui affidare il proprio destino in ufficio, anche non tutti lo sanno o lo immaginano. Il programma, infatti, non è da sottovalutare, anche se è quello che purtroppo succede molto spesso: funzioni, tabelle pivot, stili e tutte le altre funzionalità di calcolo e non, sono strumenti utilissimi; ma non basta conoscerli, bisogna saperli usare. Il rischio è avere infatti uno strumento potentissimo in uno stadio di eterna potenzialità. Vogliamo davvero perdere tempo, energie, neuroni quando, invece, potremmo usare Excel?
Per gli aspiranti maghi da manuale oggi cominceremo ad addentrarci nell’universo del foglio di calcolo per eccellenza, con buona pace di Google Sheets. Si partirà da qualche ovvietà (oppure no?) per chiunque voglia capire se lavorare con Excel è la risposta alle proprie necessità e per chi invece lo conosce, ma vuole imparare a usarlo per davvero.
Uso: scrivere testi o fare calcoli?
Partiamo, appunto, con un’ovvietà: a che cosa serve Excel? Un classico errore è confondere l’uso a cui è dedicato il programma: fare calcoli.
Partendo da questo presupposto capirete subito che Excel funziona con numeri e cifre, e non con parole e lettere. Certo, sarà capitato a molti di doverlo usare con elenchi di nomi, ma la vera tragedia è volerlo usare per veri e propri testi: per quello esistono altri strumenti senza dubbio più adatti, per esempio il cuginetto Word, parte della famiglia Microsoft Office. Attenzione, quindi, a usare questo strumento per lo scopo per cui è stato progettato e non addossargli compiti per cui non è preparato. Ricordate che Excel è vostro amico.
Filtri: perdere o trovare i propri dati?
Una volta appurato l’uso che vogliamo fare di Excel, cominciamo a curiosare tra alcune delle sue funzionalità. I filtri, per esempio, sono tra gli strumenti più utili a disposizione per cercare e selezionare dati all’interno di un documento: ci sono quelli automatici che sono i più semplici e immediati da usare, ma per chi volesse approfondire le funzionalità dei filtri possono essere personalizzate.
Un errore invece da evitare per rendere questa funzione inutile è lasciare una riga, uno spazio, una casella vuota o simili per motivi estetici o per strutturare visivamente il documento come fosse un testo. Vi consigliamo caldamente di evitare, così come vi suggeriamo di non unire più celle per bellezza. Se l’avete fatto, vi rimandiamo direttamente al punto precedente.
Aspetto: formattare a mano o usare gli stili già pronti?
Finora abbiamo appurato che Excel è un programma nato per fare calcoli e ci teniamo a ribadirlo. Tuttavia – e qui parliamo agli amanti del bello e della formattazione – questo non esclude la necessità di dare anche una veste grafica, per utilità ma anche per gusto estetico o per facilità di lettura, ai propri calcoli. Excel mette a disposizione alcune opzioni per customizzare celle, testo, tabelle e molto altro. E poi volete mettere la bellezza di usare degli stili pre-impostati invece di perdere giornate con bordi, colori, ecc.? Gli stili permettono di formattare rapidamente il documento intero o soltanto alcune sue parti; e se proprio avete un’idea ben precisa in testa e nessuno stile incorporato fa al caso vostro, potete sempre crearne uno personalizzato. Cosa volete di più?
Se tutto quello che abbiamo descritto finora vi ha fatto strabuzzare gli occhi e/o costretto a prendere appunti, bene, sappiate che Excel è molto altro ancora. Oggi abbiamo soltanto toccato la punta dell’iceberg, ma sabato 4 maggio MARKETERs Academy ha molto altro in serbo per voi.
Articolo a cura di Alessia Bortolotto.
