Oggi continuiamo il filone dei 5 trucchi per essere più produttivi, concentrandoci sul punto numero due: darsi delle scadenze. Riuscire a darsi un timing di riferimento per concludere le proprie attività è fondamentale infatti per ottimizzare il tempo a propria disposizione e fare più cose durante la giornata.
Darsi delle scadenze, inoltre, aiuta anche ad essere più concentrati: io ad esempio mi sono data un’ora e mezza di tempo per scrivere ed impaginare questo articolo, e il voler rispettare questo obiettivo mi permette di andare più veloce evitando distrazioni come Facebook o Whatsapp che mi farebbero perdere un sacco di tempo.
Ma come fare a organizzare il proprio lavoro giornaliero con delle scadenze? Ecco alcuni consigli:
Usare le to do list
Organizza la tua giornata in piccole task, e dai ad ognuna una determinata tempistica.
Questo ti aiuterà non solo ad avere una panoramica generale del tempo necessario per portare a termine tutti i tuoi compiti, ma anche ad affrontare la giornata con più serenità perchè avrai l’impressione di avere tutto sotto controllo.
Darsi delle priorità
Una volta organizzata la to do list, è importante anche definire le priorità di azione e capire da quali attività iniziare, dando un ordine alle varie task a seconda della loro importanza.
Bisogna quindi anche avere la capacità di rinunciare a qualcosa perchè fare troppe cose alla volta rischia di farci diventare improduttivi e sentirci inconcludenti, sensazione che potrebbe condizionare in modo negativo tutta la nostra giornata.
Non rimandare qualcosa troppo a lungo
A volte capita che ci siano attività che continuiamo a rimandare nel tempo, trasformandosi in spade di Damocle che ci pendono sulla testa.
Cerca quindi di darti delle scadenze per portarle a termine, eventualmente dedicaci anche un’intera giornata. Riuscire a concluderle ti permetterà di avere la mente più libera di affrontare i prossimi compiti.
Rispettare il timing
Dare un timing alle proprie attività non è sufficiente, bisogna anche cercare di rispettarlo. E’ importante quindi cercare di abbinare alle singole task un timing che sia il più possibile veritiero, e ad esempio non liquidare un qualcosa con 10 minuti di tempo quando sappiamo benissimo che ce ne vorranno almeno 30.
Tenere traccia del proprio lavoro
Per riuscire a migliorare ed essere più consapevole delle tue capacità, cerca di tenere traccia dell’andamento del tuo lavoro. Ad esempio se vedi che per un’attività che pensavi ti avrebbe impiegato 10 minuti in realtà ti porta via un’ora segnalo da qualche parte, in modo che la prossima volta riuscirai a darti delle scadenze più realistiche evitando errori che potrebbero portare ad un posticipo di tutte le attività seguenti.
