Workflow condivisi per ottimizzare il tuo tempo!

Il tempo è denaro, affermava sir Francis Bacon. Non può esserci una corretta gestione del lavoro e dei tempi di esecuzione in presenza di workflow strutturati erroneamente.

Con il termine workflow (= flusso di lavoro) si intende l’insieme delle procedure che regolano lo svolgimento e l’avanzamento delle attività all’interno dell’organizzazione. Possono essere di tipo procedurale, ovvero seguire una to-do-list predefinita di regole, o dinamico, costruiti ad hoc a seconda delle esigenze del momento. 

Qualsiasi azienda che coinvolge più stakeholder in un progetto necessita di un workflow ben strutturato: senza un circuito di validazione condiviso è impensabile anche solo l’idea di poter lavorare insieme. 

Ma qual è il problema? Nella maggior parte dei casi, i workflow sono strutturati per task, ovvero in attività finalizzate ad un obiettivo che vengono assegnate a una o più risorse in maniera “atomica”, cioè frazionata. Ciò vuol dire che più persone hanno compiti diversi e devono fare riferimento ad un responsabile, che ha la visione d’insieme. 

 

Lavorare per task va bene?


Tuttavia, si perde qualcosa nel processo. Più persone che svolgono compiti diversi implicano 
sistemi di lavoro non coordinati, più versioni dello stesso file, mancanza di sinergia a livello organizzativo. E il povero responsabile deve strapparsi i capelli per barcamenarsi tra le richieste delle parti e cercare di uniformare il risultato finale. E, inoltre, fatica a controllare lo stato d’avanzamento dell’intero lavoro. 

Pensiamo al classico workflow di Marketing. L’azienda, che necessita di foto per il proprio catalogo online, fa richiesta all’agenzia. Quest’ultima, dopo averle prodotte, le condivide tramite WeTransfer. Il responsabile e-commerce passa gli scatti ai grafici interni per la post-produzione tramite mail e li riceve nuovamente in risposta una volta revisionati, tramite mail o altri sistemi di file sharing, per poi caricarli sulla piattaforma finale. Cosa vediamo? Tanti strumenti diversi, tanti file diversi modificati, tanti passaggi. 

Come si possono snellire queste procedure? Come si può evitare di perdere tempo nel mandare e ricevere ogni volta i file a chi di dovere? Non si ha poi nemmeno la certezza che quello che si va a pubblicare sia corretto, perché di versioni “sotto i ponti” ne sono passate tante. 

 

La soluzione: un content hub


La soluzione più efficace la possiamo individuare in un
hub di progetti content centric, ovvero un sistema che mette al centro dei processi non più la task come i tradizionali software di project management, bensì il contenuto, che deve essere condiviso tra le parti. In questo modo è possibile avere una strategia unitaria che tiene sotto controllo l’intero ciclo di vita degli asset, dalla loro produzione alla loro approvazione fino alla pubblicazione finale. 

Con un sistema strutturato di cartelle, come quello adottato da alcuni software content centric come THRON, si possono assegnare specifici permessi di intervento e di modifica ai vari utenti, sia interni sia esterni all’azienda, sullo stesso contenuto. In questo modo i processi inerenti al contenuto sono continuamente vagliati perché si lavora sullo stesso file e si evitano colli di bottiglia ed inefficienze

In questo modo si ha sempre una panoramica della fase in cui si trova il contenuto e si possono automatizzare anche i vari step. Chi se ne sta occupando? A che punto del suo ciclo di vita è il progetto, è in progress oppure è stato completato (ed è quindi pubblicabile)? Tutte queste domande trovano una risposta immediata. Inoltre, poiché esiste una sola versione corretta di ciascun file, questi ultimi sono facilmente recuperabili dall’archivio della piattaforma al momento del bisogno senza dover impazzire tra i vari sistemi di file sharing.

La cosa più importante è però il controllo che il brand si assicura sulla gestione dei contenuti: dare un’attività in outsourcing non comporta più la perdita di governance, ma quest’ultima rimane ben salda anche una volta che il contenuto viene distribuito tra i vari attori in gioco. 

Per riassumere, ecco dunque i benefici di lavorare con workflow condivisi con un focus sul contenuto, un’opportunità da non lasciarsi scappare: 

  • Risparmio di tempo
  • Aumento di produttività
  • Controllo in tutto il ciclo di vita degli asset 
  • Visione di insieme in qualsiasi momento 

 

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